FAQ: Skoledata i SAPA

Flere kommuner vil gerne have adgang til oplysninger om barnets skole og daginstitution. Læs hvad det betyder her:

• Data om skoler og daginstitutioner i SAPA
• Databehandleraftale
• Dataanmodninger

Data om skoler og daginstitutioner i SAPA
 

1. Hvilke oplysninger om skoler og daginstitutioner kan vises i SAPA?
For en person, der fremsøges i SAPA, vises kendte og aktuelle skole- og daginstitutionstilknytninger for personen. Dvs. hvor går et barn i skole/daginstitution. Desuden vises klassetrin samt følgende oplysninger:  Skolens/institutionens navn, adresse, postnummer, bynavn, telefonnummer, mailadresse, hjemmeside, beliggenhedskommune, region samt institutionsnummer.

2. Hvad kræves der for at se oplysningerne?
Visningen forudsætter

• At skolen/daginstitutionen har godkendt de udsendte dataanmodninger. Det gøres på https://tilslutning.stil.dk/
• At SAPA-administratoren har oprettet en visning med fanebladselementet Institutionsoplysninger og tildelt det til målgrupperne for de SAPA-brugere, der skal kunne se oplysningerne.
  Opsætningen er beskrevet i administratorvejledningen.
• At de SAPA-brugere, der skal kunne se oplysningerne, er tildelt brugersystemrollen ”Se borgers institutionsoplysninger. Læs mere i oversigten over brugersystemroller i SAPA.  

3. Hvad er formålet med at vise data fra skoler og daginstitutioner i SAPA?
Formålet er at sikre kommuner let adgang til de administrative oplysninger om, hvor et barn går i skole eller daginstitution. Oplysningerne bruges ifm. sagsbehandling i kommunens familieafdeling. Ofte råder kommunen i forvejen over oplysningerne, men det kan kræve besværlige manuelle arbejdsgange at finde oplysningerne frem ved at spørge i kommunens skoleforvaltning eller hos forældrene. Det er derfor stort ønske fra kommunerne, at oplysningerne kan vises i SAPA.

4. Henter kommunen CPR-numre på børnene i skolen/daginstitutionen fra STIL?
Nej. Kommunen kender allerede børnenes CPR-nummer på forhånd. Data fra STIL hentes kun for at afklare, hvor børnene går i skole/daginstitution, så kommunen let kan kontakte skole/daginstitution, f.eks. i forbindelse med en sag i familieafdelingen.

5. Har alle kommunens medarbejdere fri adgang til oplysningerne?
Nej. Kun udvalgte medarbejdere i kommunen med et arbejdsmæssigt begrundet behov for oplysningerne har adgang. Adgangen styres af en brugersystemrolle.

6. Kan man se oplysninger om skoler/daginstitutioner i andre kommuner?
Ja. Et barn, der er sagsrelevant i en kommune, går ikke nødvendigvis i skole eller daginstitution i kommunen. Derfor er visningen ikke begrænset til SAPA-brugerens egen kommune.

7. Kan man se oplysninger om private skoler/daginstitutioner?
Ja. Visningen ikke begrænset til offentlige skoler/daginstitutioner. Det er en forudsætning, at skolen/daginstitutionen har godkendt de udsendte dataanmodninger.

Databehandleraftale

1. Skal vi som skole/daginstitution have en ny databehandleraftale for at kunne godkende dataanmodningerne?
Kort svar: Nej. Den eksisterende databehandleraftale, der allerede er indgået mellem skolen/daginstitutionen og STIL, er tilstrækkelig.

Uddybning: Institutionen (dvs. skolen eller daginstitutionen) er dataansvarlig for institutionens persondata, herunder oplysning om, at en bestemt person er tilknyttet institutionen som elev/barn. Institutionen har allerede ved overførsel af oplysninger til Dagtilbudsregisteret og Institutionsdatabasen indgået en databehandleraftale med STIL, idet STIL er databehandler for den dataansvarlige (institutionen).

Der er indgået en databehandleraftale mellem KOMBIT og kommunerne, der tilsiger KOMBIT at indhente og vise data fra STIL. Når kommunerne vælger at indhente og benytte data fra STIL, gør de det med eget formål for øje. Det vil sige, at kommunerne herved bliver dataansvarlige og skal agere som sådan.

Der er derfor ikke behov for en databehandleraftale mellem skole/institution og kommuner, da kommunerne ikke agerer under instruks, men derimod med eget formål. Ved at acceptere dataanmodningen giver skolen STIL instruks om og tilladelse til at videregive data til kommunerne, og da kommunerne benytter data som dataansvarlige, er juraen på plads.

KOMBIT behandler ikke data under instruks fra institutionen, og der skal derfor ikke være en databehandleraftale mellem institutionen og KOMBIT.

Dataanmodninger

1. Hvornår blev dataanmodningerne udsendt til skoler/institutioner?
Dataanmodningerne blev udsendt i perioden 10. – 13. september 2021.

2. Vi har ikke modtaget nogen mail med dataanmodningerne. Er vi blevet glemt?
Dataanmodningerne blev udsendt via STILs Tilslutningsportal og skal godkendes der.
Log på Tilslutningsportalen for at godkende: https://tilslutning.stil.dk

3. Er der en frist for at godkende dataanmodningen?
Dataanmodningerne forsvinder ikke, men der er ingen grund til at vente med godkendelsen.